Как подписать документ электронной подписью

Подписание файла — механическое действие: выбрали документ, выбрали сертификат, ввели пароль от носителя. Сложность не в нём, а в том, что получается на выходе и как это дальше передавать.

Что происходит при подписании

Программа вычисляет хеш документа — короткий отпечаток его содержимого — и шифрует его закрытым ключом с вашего носителя. Результат и есть подпись.

При проверке всё происходит наоборот: хеш вычисляется заново, подпись расшифровывается открытым ключом из сертификата, и два значения сравниваются. Совпали — документ не менялся и подписан владельцем сертификата. Не совпали — что-то изменилось.

Отсюда главное практическое следствие: подписанный документ нельзя править. Ни переименовать содержимое, ни исправить опечатку, ни пересохранить в другом формате. Любое изменение ломает подпись. Вместо исправления делают новую версию и подписывают её заново.

Два формата

Отсоединённая подпись. Подпись лежит отдельным файлом рядом с документом — обычно с расширением sig. Документ остаётся обычным файлом, его можно открыть чем угодно. Но передавать нужно оба файла: без подписи проверить нечего, без документа проверять нечего.

Присоединённая подпись. Подпись внутри файла. Файл один, потерять нечего, но открыть его без криптопрограммы не получится — сначала нужно извлечь содержимое.

Для обмена с контрагентами работают оба варианта. Но договориться о формате стоит до первой отправки, а не после вопроса «что вы мне прислали».

Отдельно стоит PDF: подпись может быть встроена в сам документ вместе с видимым штампом. Такой файл открывается обычной программой просмотра, а подпись при этом остаётся проверяемой. Удобно для документов, которые кто-то будет просто читать.

Чем подписывать

Криптопрограмма на компьютере. Классический вариант: устанавливается локально, работает с файлами на диске.

Сервис подписания в браузере. Ничего не устанавливается, кроме криптопровайдера и расширения. Удобно, когда подписывать нужно изредка.

Система документооборота. Если вы обмениваетесь документами с контрагентами через оператора, подписание встроено туда же: файл не выгружается и не загружается обратно, всё происходит в одном месте.

Последний вариант удобнее всех, когда документов много: подписание, отправка, получение подтверждений и хранение идут одной цепочкой.

Несколько подписей на одном документе

Подписи добавляются последовательно: вторая накладывается на уже подписанный файл, третья — на файл с двумя подписями. Порядок фиксируется и потом виден при проверке.

Это важно для документов, где очередность имеет значение: сначала исполнитель, потом руководитель; сначала одна сторона договора, потом другая. Переставить подписи местами задним числом нельзя — придётся переподписывать заново.

Как передать контрагенту

Разово. Почтой или файлообменником, вместе с файлом подписи, если она отсоединённая. Юридическую силу документ имеет, но дату получения при споре подтвердить будет сложно.

Регулярно. Через оператора электронного документооборота. Он фиксирует момент отправки и получения, и эти отметки работают как доказательство. Для счетов-фактур и первичных документов, которые видит налоговая, это принципиально: без оператора подтвердить дату передачи практически нечем.

Про хранение

Подписанный документ хранится вместе с подписью весь срок, установленный для этого вида документов, а он обычно длиннее срока действия сертификата. Это нормально: проверяется не то, действует ли подпись сегодня, а то, действовала ли она в момент подписания.

Чтобы это можно было подтвердить спустя годы, в подпись добавляется метка доверенного времени. Спросить о её наличии стоит до того, как в архиве накопятся тысячи документов, — а не тогда, когда понадобится доказать давнюю подпись.

Если ничего не подписывается

Проверять в таком порядке: установлен ли криптопровайдер, стоит ли расширение браузера, добавлены ли корневые сертификаты, действует ли сам сертификат. По нашему опыту причина находится в первых трёх пунктах чаще, чем в четвёртом, а в самой подписи — реже всего.