Электронная отчётность

Сдача отчётности через интернет выглядит просто: заполнил, подписал, отправил. На деле между вашим компьютером и инспекцией стоят три звена, и знать про них полезно — потому что ошибки случаются в каждом.

Как отчёт доходит до инспекции

1. Вы формируете отчёт — вручную в сервисе или загрузкой из учётной программы.
2. Подписываете квалифицированной подписью. Сертификат должен быть действующим и принадлежать тому, у кого есть полномочия.
3. Отчёт уходит оператору. Оператор электронного документооборота — специализированная организация, через которую идёт обмен с ведомствами. Он фиксирует дату и время отправки.
4. Оператор передаёт документ адресату. Вам приходит подтверждение даты отправки — этим документом вы доказываете, что уложились в срок, даже если инспекция обработала отчёт позже.
5. Приходит квитанция о приёме — или отказ с протоколом ошибок.

Ключевой момент: срок закрывается датой отправки, а сданным отчёт становится по квитанции. Если пришёл отказ, отчёт не сдан, и датой сдачи будет считаться дата следующей, успешной отправки. Поэтому отправлять в последний час срока — плохая идея: времени на исправление не останется.

Куда отчитывается бизнес

Налоговая. Декларации по НДС, налогу на прибыль, УСН, расчёты 6-НДФЛ и по страховым взносам, уведомления об исчисленных суммах, бухгалтерская отчётность.

Социальный фонд. Единая форма ЕФС-1: кадровые события, стаж, взносы на травматизм.

Статистика. Формы Росстата — состав зависит от вида деятельности и попадания в выборку.

Остальные. Росприроднадзор, Росалкогольтабакконтроль, МВД по иностранным сотрудникам, банки, военкомат. Сервис отчётности закрывает их из того же окна — по отдельности каждый адресат требовал бы своего способа отправки.

Почему отчёт возвращают

По нашему опыту причин четыре, и три из них связаны не с содержанием отчёта, а с подписью:

• сертификат истёк. Самый простой случай и самый обидный: подпись перестала действовать между двумя отчётными кампаниями, и об этом никто не вспомнил;
• подписал не тот. Сменился директор, а отчёт ушёл сертификатом прежнего. Или бухгалтер подписал своей подписью, а доверенность на него не оформлена;
• доверенность не зарегистрирована. Машиночитаемая доверенность есть, но она не подана в инспекцию или подана с другими полномочиями;
• ошибки в самом отчёте — расхождение контрольных соотношений, неверный код, несовпадение с ранее поданными сведениями.

Первые три ловятся заранее: достаточно раз в квартал смотреть, до какой даты действует сертификат и кто по документам имеет право подписывать. Четвёртая ловится проверкой до отправки — она есть в сервисе и включена по умолчанию.

Что даёт сервис отчётности

Контур.Экстерн, с которым мы работаем, закрывает четыре вещи, которые иначе приходится держать в голове:

• актуальность форм. Формы меняются приказами ведомств, и отправленный на устаревшем бланке отчёт возвращают. В сервисе бланк обновляется сам;
• проверку до отправки. Контрольные соотношения проверяются в момент заполнения, а не в инспекции;
• напоминания о сроках — по вашему составу отчётности, а не по общему календарю;
• отслеживание статуса — видно, где сейчас документ: у оператора, в инспекции, принят или отклонён.

Внутри того же сервиса есть сверка по единому налоговому счёту и работа с требованиями: письмо из инспекции приходит туда же, куда уходят отчёты, и отвечать на него можно оттуда же.

С чего начать

Если отчётность вы пока сдаёте на бумаге или через сайт ведомства, начинать стоит с двух вопросов: какой состав отчётности у вашего режима и кто будет подписывать. Ответы определяют и тариф, и то, нужны ли машиночитаемые доверенности. Ниже — разборы по отдельным формам и срокам.