Электронная подпись

Электронная подпись — это не файл и не «доступ», а криптографическое подтверждение двух вещей: кто подписал документ и что после подписания его не меняли. Всё остальное следует из этого.

Три вида и в чём разница

Простая. Код из смс, логин с паролем, ПИН. Подтверждает, что действие совершил обладатель доступа. Работает там, где стороны заранее договорились ей доверять.

Неквалифицированная. Уже криптография, но выпущенная по свободным правилам. Признаётся внутри сервиса или между сторонами, подписавшими соглашение о её признании. Сюда относится и бесплатная подпись из личного кабинета налогоплательщика.

Квалифицированная. Выпускается аккредитованным удостоверяющим центром по требованиям закона и по умолчанию равнозначна собственноручной подписи с печатью. Дополнительных соглашений не требует — именно её имеют в виду, когда говорят «нужна электронная подпись».

Для отчётности и документов с контрагентами нужна квалифицированная. Остальное — частные случаи.

На кого выпускается

Это главный вопрос, и он важнее, чем «какая подпись».

Руководитель организации. Сертификат выпускает удостоверяющий центр ФНС или его доверенное лицо. Внутри — фамилия руководителя и сведения о компании. Этим сертификатом организация отчитывается и подписывает документы, если это делает сам директор.

Индивидуальный предприниматель. Тот же канал. От сертификата обычного физического лица отличается одним полем — в него добавлен ОГРНИП, и именно оно открывает кабинет налогоплательщика ИП.

Физическое лицо. Аккредитованный удостоверяющий центр. Это подпись бухгалтера, сотрудника, самозанятого, гражданина. Работает вместе с машиночитаемой доверенностью, когда человек действует от имени компании.

Перепутать каналы дороже всего на этапе оплаты: сертификат физического лица не заменит сертификат руководителя, и наоборот.

Машиночитаемая доверенность

Если документы подписывает не руководитель и не предприниматель лично, нужна доверенность в электронном виде — с 1 марта 2024 года это обязательный порядок.

Устроена она так: сотрудник подписывает своей личной подписью, а доверенность подтверждает, что у него есть полномочия. Полномочия перечисляются явно — «доверенность на всё» не выдаётся.

Два практических следствия, которые всплывают в неподходящий момент:

• доверенность привязана к конкретному сертификату сотрудника: перевыпустили подпись — оформляйте доверенность заново;
• при смене директора перестают работать все выданные им доверенности вместе с его сертификатом.

Подробнее о доверенностях.

Сроки и порядок

Выпуск занимает рабочий день, если документы в порядке. Дольше всего тянутся не технические процедуры, а расхождения между сканами и государственными реестрами: другое написание отчества, старый паспорт, наименование, изменённое после переезда.

Владелец один раз проходит идентификацию лично — это требование закона, и обойти его не может ни один удостоверяющий центр. Перевыпуск через год, пока прежний сертификат ещё действует, обычно проходит удалённо.

Пункты выдачи есть в 568 городах — список здесь. К месту выдачи сертификат не привязан: инспекция и контрагент проверяют саму подпись, а не адрес, где её оформили.

Что дальше

• Как получить подпись — порядок, документы, что взять с собой;
• Подпись для налоговой — какие кабинеты ФНС чем открываются;
• Как подписать документ — форматы, программы, что делать с файлом sig;
• Проверка подписи — как убедиться, что документ подписан действующим сертификатом;
• Машиночитаемая доверенность — когда нужна и как оформляется;
• Сколько стоит — из чего складывается цена и почему предложения различаются вдвое.