Электронные перевозочные документы

Про электронные перевозочные документы обычно рассказывают со стороны логистики: машина, водитель, маршрут. Мы посмотрим на них так, как на них смотрит бухгалтер, — потому что транспортная накладная это ещё и первичный документ, от которого зависят расход и вычет.

Почему это вопрос налогового учёта

Расходы на перевозку принимаются в налоговом учёте, когда они документально подтверждены. Транспортная накладная — основной документ такого подтверждения: из неё видно, что за груз, откуда, куда, кем и когда перевезён.

Дальше цепочка простая. Перевозчик выставляет счёт-фактуру на свои услуги, вы заявляете по ней вычет. Если инспекция усомнится в реальности услуги, первое, что она запросит, — перевозочные документы. Их отсутствие или расхождение с остальными документами превращает вычет и расход в предмет спора.

При бумажном обороте эти документы жили отдельной жизнью: у водителя, у логиста, в папке на складе. Электронная форма сводит их в один архив с фиксированными датами — и это первое, ради чего стоит переходить, независимо от обязанности.

Что стало электронным

Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ перевёл в электронную форму:

• транспортную накладную — основной документ перевозки;
• заказ-заявку — документ, которым перевозка заказывается;
• экспедиторские документы — поручение экспедитору, экспедиторскую расписку, складскую расписку.

Для авиационных и железнодорожных перевозок предусмотрены собственные накладные — общая транспортная накладная там не применяется.

Электронный путевой лист в этот перечень не входит. Он обязателен только при перевозке маркируемой алкогольной продукции отдельных видов; в обычной перевозке его форма остаётся на усмотрение перевозчика. Значительная часть сводок в интернете ставит его в общий список ошибочно — разбираем это отдельно.

Законом предусмотрен переходный период до 1 марта 2027 года. Что именно происходит внутри него, в открытых источниках описывается по-разному, поэтому конкретных утверждений на этот счёт мы здесь не делаем.

Как выглядит документ

Электронная транспортная накладная состоит из титулов — частей, каждую из которых подписывает своя сторона. Грузоотправитель заполняет сведения о грузе и сторонах, перевозчик подтверждает приём, грузополучатель — выдачу.

Для учёта это удобнее бумаги: видно, кто и когда подписал каждую часть. При бумажном обороте дата приёма груза восстанавливалась по подписи на листе, который мог доехать до бухгалтерии через месяц.

Подробнее о титулах и о ролях участников.

Куда уходят сведения

Данные передаются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Напрямую туда не пишут: обмен идёт через операторов, включённых в реестр.

Для бизнеса это означает две вещи. Первая: нужен оператор — как выбрать. Вторая: сведения о перевозке видны контролирующим органам, и расхождение между тем, что в накладной, и тем, что в вашем учёте, теперь заметнее, чем раньше.

Как устроена система.

Что проверить в учёте

Три вещи, которые стоит посмотреть до первой электронной накладной:

Совпадение сторон. Кто указан перевозчиком в накладной и кто выставляет счёт-фактуру за услуги перевозки — это должно быть одно лицо. Расхождение здесь — классическая претензия по вычету.

Даты. Дата перевозки в накладной, дата акта об оказании услуг и дата счёта-фактуры должны быть согласованы между собой.

Кто подписывает. Если накладную подписывает логист или кладовщик, ему нужны собственный сертификат и машиночитаемая доверенность с нужными полномочиями. Об этом узнают обычно в момент первой отгрузки.

Что в этом разделе

• Сроки и обязанности — что и с какого числа;
• Операторы ЭПД — как выбрать и что спрашивать;
• Государственная система ЭПД — как устроена и что видит;
• Электронный путевой лист — кому обязателен, а кому нет;
• Титулы и подписание — из чего состоит накладная;
• Участники перевозки — кто за что отвечает;
• Перевозочные документы в 1С — как связать с учётом;
• Порядок подключения — с чего начать.