Книга покупок и книга продаж

Книга продаж — перечень счетов-фактур, по которым вы начислили налог. Книга покупок — перечень тех, по которым заявили вычет. Обе ведутся поквартально и обе целиком уходят в инспекцию вместе с декларацией.

Это ключевой факт, который меняет отношение к их заполнению: ошибка в книге — не внутренняя неточность, а строка, которую инспекция сопоставит с данными вашего контрагента.

Что регистрируется

В книге продаж:

• счета-фактуры на отгрузку;
• счета-фактуры на полученные авансы;
• корректировочные счета-фактуры на увеличение стоимости;
• восстановленный налог;
• операции налогового агента.

В книге покупок:

• счета-фактуры поставщиков по приобретённым товарам, работам и услугам;
• счета-фактуры на выданные авансы;
• вычет налога, ранее исчисленного с полученного аванса, — после отгрузки;
• корректировочные счета-фактуры на уменьшение стоимости;
• таможенные документы по импорту.

Код вида операции

Двузначный код у каждой записи. Он говорит системе, что именно перед ней: обычная реализация, аванс, возврат, импорт, операция посредника, операция налогового агента.

Коды сверяются наравне с суммами. Ситуация, когда сумма и реквизиты совпали, а коды у сторон разные, — типовое расхождение, и выглядит оно для налогоплательщика особенно обидно: всё правильно, а требование пришло.

Наиболее уязвимое место — авансы. Связка «получил аванс, начислил налог — отгрузил, начислил налог, принял к вычету налог с аванса» состоит из трёх записей с разными кодами, и если хотя бы одна оформлена не так, пара не сойдётся.

Где ошибаются чаще всего

Реквизиты счёта-фактуры. Номер с лишним нулём, дата на день раньше, ИНН с опечаткой. Механическая ошибка, а расхождение полноценное.

Не тот квартал. Вы отразили счёт-фактуру в первом квартале, поставщик — во втором. Обе стороны формально правы, если соблюдены условия принятия к учёту, но пара в конкретном квартале не сходится.

Дробление вычета. Вычет по одному счёту-фактуре можно заявлять частями в пределах трёхлетнего срока — но не по основным средствам и нематериальным активам: там вычет заявляется в полной сумме. Про это исключение забывают.

Авансы, зачтённые не полностью. Частичная отгрузка под аванс — самая частая причина, по которой сумма вычета не совпадает с суммой ранее начисленного налога.

Дубли. Один и тот же счёт-фактура попал в книгу дважды — обычно при загрузке из двух источников. Инспекция это видит сразу.

Дополнительные листы

Когда нужно изменить книгу за уже закрытый квартал, исходные записи не переписываются. Изменения оформляются дополнительным листом, и именно он уходит в составе уточнённой декларации.

Практическое следствие: уточнёнка по НДС — это не «отправить новую версию книги», а отправить исходные данные плюс дополнительный лист. Учётные системы делают это сами, но при ручных правках ошибка здесь встречается регулярно.

Как проверять до сдачи

Три уровня, и каждый следующий ловит то, что пропустил предыдущий:

1. Контрольные соотношения. Внутренняя арифметика: итоги книг должны сходиться с разделами декларации. Проверяется автоматически в сервисе отчётности.
2. Проверка формата и реквизитов. Некорректные ИНН, отсутствующие обязательные поля, неверные коды — ловится до отправки.
3. Сверка с контрагентами. Единственный способ увидеть то, чего в ваших данных не видно вовсе: что отразил у себя поставщик. Как это работает.

Первые два уровня закрывают ошибки, которые вы допустили сами. Третий закрывает ошибки, которые допустил кто-то другой, а требование придёт вам.