Перевозочные документы в 1С

Электронную транспортную накладную можно оформлять в веб-интерфейсе оператора. При двух-трёх отгрузках в неделю этого достаточно.

Проблема появляется, когда отгрузок десятки, а данные для накладной уже есть в учётной системе: контрагент, адрес, номенклатура, количество, вес. Переносить их руками — не только долго, но и рискованно.

Чем опасен ручной перенос

Одна отгрузка описывается несколькими документами: реализация в учёте, транспортная накладная, акт об оказании услуг перевозки, счёт-фактура перевозчика. Все они должны говорить об одном и том же.

При ручном вводе расхождения появляются сами: другое количество мест, другой вес, другая дата, другой адрес разгрузки. По отдельности каждое выглядит мелочью. Вместе они означают, что документы, которыми вы подтверждаете расход на перевозку и вычет по счёту-фактуре, между собой не согласованы.

Именно эту связку проверяют, когда возникают вопросы к реальности услуги.

Что даёт интеграция

Накладная формируется из реализации. Контрагенты, адреса, номенклатура, количество подставляются автоматически.

Специфика перевозки заполняется отдельно. Транспортное средство, водитель, время подачи под погрузку — этих данных в реализации нет, и их вносят при оформлении.

Подписание идёт из 1С. Не нужно выгружать файл, загружать его в веб-интерфейс и подписывать там.

Статусы возвращаются в учёт. Видно, подписал ли перевозчик, подписал ли получатель, закрыта ли накладная.

Последний пункт полезнее, чем кажется: он позволяет вести список незакрытых накладных прямо в учётной системе, не сверяя два интерфейса.

Что проверить в справочниках

Перед подключением стоит навести порядок в трёх местах — иначе первая же накладная не соберётся:

Адреса. В накладной нужны точные адреса погрузки и разгрузки. Если в карточке контрагента стоит юридический адрес, а груз едет на склад, документ уйдёт с неверным местом разгрузки.

Номенклатура. Наименования, единицы измерения, вес. Для перевозки вес имеет значение, а в учёте он часто не заполнен вовсе.

Контрагенты. Идентификаторы участников документооборота — по ним система понимает, куда отправлять документ.

Эта подготовка обычно занимает больше времени, чем сама установка модуля, и её лучше запланировать отдельно.

Права и подписи

Создавать документ и подписывать его — разные права, и разделять их правильно: накладную формирует менеджер или логист, подписывает тот, у кого есть полномочия.

Подписант должен иметь собственный сертификат и машиночитаемую доверенность с полномочиями на перевозочные документы. Доверенность привязана к сертификату: перевыпустили подпись — оформляйте заново. Подробнее.

Отдельно стоит завести второго подписанта. Одна отгрузка, не ушедшая из-за отпуска единственного сотрудника с правом подписи, обходится дороже, чем вторая доверенность.

Порядок внедрения

1. Проверить конфигурацию и версию 1С на совместимость.
2. Привести в порядок справочники: адреса, вес, единицы измерения, идентификаторы контрагентов.
3. Установить модуль и настроить связь с оператором.
4. Выпустить сертификаты и доверенности подписантам, включая запасного.
5. Провести пробную отгрузку с одним перевозчиком.
6. Назначить дату, с которой накладные оформляются только электронно.

Шестой шаг — организационный, но без него внедрение растягивается: параллельная работа двух способов создаёт больше путаницы, чем сам переход.