Как подключить электронные перевозочные документы

Подключение к электронным перевозочным документам обычно представляют как техническую задачу. На практике технической в ней оказывается наименьшая часть.

Шаг 1. Посмотреть, как устроена отгрузка сейчас

Прежде чем что-то подключать, стоит ответить на три вопроса:

Оформляете ли вы транспортную накладную вообще? У части компаний отгрузка идёт по одной товарной накладной, а перевозка оформляется перевозчиком самостоятельно. Тогда разговор начинается не с подключения, а с приведения документооборота в порядок.

Кто физически оформляет отгрузку? Логист, кладовщик, менеджер. Это будущие подписанты, и их количество определяет объём подготовки.

Через кого вы возите? Один постоянный перевозчик, несколько или каждый раз новый — от этого зависит, насколько сложной будет договорная часть.

Шаг 2. Выбрать оператора

Оператор должен быть в реестре операторов ЭПД, поддерживать нужный вам набор документов и уметь взаимодействовать с операторами ваших перевозчиков. На что смотреть.

Если у вас уже есть оператор электронного документооборота и он же присутствует в реестре ЭПД, начинать проще с него: один договор, один интерфейс, одна подпись.

Шаг 3. Сертификаты и доверенности

Это узкое место, и его недооценивают.

Руководителю новая подпись не нужна — подойдёт имеющаяся. А вот каждому сотруднику, который будет подписывать накладные, нужны:

• собственный квалифицированный сертификат физического лица;
• машиночитаемая доверенность с полномочиями на подписание перевозочных документов.

Выпуск сертификата — рабочий день плюс визит на идентификацию. Оформление доверенности — отдельное действие, и она привязана к конкретному сертификату.

Отдельно заложите запасного подписанта. Отпуск или больничный единственного человека с правом подписи останавливает отгрузку целиком.

Шаг 4. Договориться с перевозчиками

Самый долгий шаг, потому что зависит не от вас.

Обмен двусторонний: если перевозчик не подключён, электронная накладная не оформится. Разговор с постоянными перевозчиками стоит начать раньше всего остального.

Что полезно выяснить:

• подключены ли они и к какому оператору;
• как устроено взаимодействие между вашими операторами;
• кто у них подписывает и есть ли подменность;
• как поступать в случаях, когда обмен невозможен.

С разовыми перевозчиками помогает заранее прописанный в договоре перевозки порядок обмена: тогда вопрос решается на этапе заключения, а не на погрузке.

Шаг 5. Настроить учёт

Если накладные будут формироваться из учётной системы, нужна подготовка справочников: адреса погрузки и разгрузки, вес и единицы измерения номенклатуры, идентификаторы контрагентов. Подробнее.

Эта работа обычно занимает больше времени, чем установка модуля, и делать её лучше параллельно с остальными шагами.

Шаг 6. Пробная отгрузка

Один перевозчик, одно направление, один документ. Смотрим, что все титулы подписались, накладная закрылась, статусы вернулись в учёт.

На пробной отгрузке обычно вылезают три вещи: не хватает данных в справочниках, у подписанта не те полномочия в доверенности, у перевозчика подписывает не тот, кого ожидали.

Шаг 7. Назначить дату перехода

Организационный шаг, без которого внедрение растягивается на месяцы. С определённого числа накладные оформляются только электронно.

Параллельная работа двух порядков создаёт больше проблем, чем сам переход: часть отгрузок уходит по-старому, часть по-новому, и в конце месяца никто не может сказать, какие документы закрыты, а какие нет.

Сколько это занимает в сумме

Если считать честно: техническая часть — дни, сертификаты и доверенности — от недели, договорённости с перевозчиками — от двух недель до месяца в зависимости от их готовности.

Отсюда единственная рекомендация по срокам: начинать не с оператора, а с разговора с перевозчиками. Всё остальное можно делать параллельно.