Участники перевозки

В перевозке участвуют несколько сторон, и в накладной у каждой своя роль. Роль определяется не тем, чей груз и кто за него платит, а тем, что сторона делает по договору.

Разбираться в этом стоит до подключения: от роли зависит, какие титулы вы подписываете, какие документы получаете и как перевозка отражается в учёте.

Грузоотправитель

Тот, кто передаёт груз перевозчику. Заполняет первый титул: сведения о сторонах, грузе, месте и времени погрузки, условиях перевозки.

Собственником груза он быть не обязан. Отправителем может выступать склад ответственного хранения, поставщик, отгружающий напрямую покупателю вашего клиента, любое лицо, которому это поручено договором.

Ключевой момент для компаний без собственного транспорта: отсутствие машин не выводит вас из числа участников. Если вы отгружаете товар и оформляете накладную, вы грузоотправитель, и подписывать свою часть придётся вам.

Перевозчик

Тот, кто физически везёт. Принимает груз, подтверждает это своим титулом, доставляет и передаёт получателю.

Отвечает за сохранность груза в пути и за достоверность сведений о транспортном средстве и водителе.

Грузополучатель

Тот, кому груз выдаётся. Подписывает завершающий титул, фиксирует расхождения, если они есть.

Как и с отправителем, получатель не обязан быть покупателем: груз может выдаваться на склад третьего лица.

Экспедитор

Отдельная фигура, которую регулярно путают с перевозчиком.

Экспедитор не везёт — он организует перевозку: подбирает перевозчика, оформляет документы, может обеспечить хранение и сопровождение. У экспедиторской деятельности свой набор документов: поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка. Все три вошли в перечень обязательных электронных перевозочных документов.

Практическое различие важно для учёта: услуги перевозки и услуги экспедирования — разные предметы договора, и документы, подтверждающие их, тоже разные.

Плательщик

Указывается в накладной отдельно и может не совпадать ни с отправителем, ни с получателем. Условие поставки определяет, кто оплачивает доставку: продавец, покупатель или третье лицо.

Для бухгалтерии это самый чувствительный пункт. Расход на перевозку признаёт тот, кто её оплатил по договору, и вычет по счёту-фактуре перевозчика заявляет он же. Если в накладной плательщиком указано одно лицо, а счёт-фактуру перевозчик выставил другому, возникает расхождение, которое придётся объяснять.

Поэтому условие о доставке в договоре поставки и данные в накладной должны быть согласованы. Проверять это стоит один раз при настройке шаблонов, а не по каждой отгрузке.

Что проверить у себя

Кто вы в каждой схеме. У компании может быть несколько сценариев: отгрузка со своего склада, отгрузка напрямую от поставщика клиенту, приём товара от поставщика. Роли в них разные.

Кто подписывает. По каждой роли — конкретный сотрудник с сертификатом и доверенностью. Как оформляются доверенности.

Совпадение с договором. Условия поставки, плательщик за перевозку, момент перехода рисков — накладная должна им соответствовать.

Совпадение с документами перевозчика. Стороны, даты и предмет в накладной, акте и счёте-фактуре должны описывать одну и ту же перевозку. Это и есть та связка, которую проверяют, когда возникают вопросы к расходу и вычету.