Титулы и подписание накладной

Бумажная транспортная накладная — один лист, который едет с грузом и собирает подписи по дороге. Электронная устроена так же по смыслу, но иначе технически: она собирается из титулов, и каждый добавляется отдельно.

Последовательность

Титул грузоотправителя. Заполняется первым: сведения о сторонах, грузе, условиях перевозки, месте погрузки и разгрузки. Подписывается до передачи груза.

Титул перевозчика. Подтверждение приёма груза к перевозке: данные о транспортном средстве и водителе, фактическое время подачи и погрузки.

Титул грузополучателя. Подтверждение выдачи груза: время подачи под разгрузку, фактическое состояние груза, отметки о расхождениях, если они есть.

Дополнительно предусмотрены титулы для случаев, которые в перевозке случаются регулярно: изменение условий, переадресовка, задержка, отказ от груза.

Почему это удобнее бумаги

При бумажном обороте момент подписания восстанавливался по дате, написанной от руки. При электронном каждый титул несёт фиксированное время подписания.

Для бухгалтерии это меняет одну конкретную вещь: дата фактической перевозки перестаёт быть предметом реконструкции. Она есть в документе, и она совпадает с тем, что видит система.

Соответственно проще становится и обратная задача — свести накладную с актом об оказании услуг перевозки и счётом-фактурой перевозчика. Расхождение в датах между этими тремя документами — типичная претензия при проверке, и электронная накладная снимает главный источник такого расхождения.

Кто подписывает на практике

Почти никогда не директор. Отгрузку оформляет логист, кладовщик, менеджер по отгрузкам — тот, кто физически видит груз.

Значит, каждому из них нужны:

• собственный квалифицированный сертификат физического лица;
• машиночитаемая доверенность от компании с полномочиями на подписание перевозочных документов.

Это выясняется обычно в момент первой электронной отгрузки, и тогда же становится понятно, что выпуск сертификатов и оформление доверенностей занимают время. Планировать их нужно вместе с подключением к оператору, а не после. Как оформляются доверенности.

Отдельно стоит подумать о подменности. Если подписывать может один человек, его отпуск или больничный останавливает отгрузку. Второй подписант — не роскошь, а условие непрерывности.

Расхождения при приёмке

Ситуация обычная: привезли не то количество, часть повреждена, тары не хватает. В бумажной накладной это записывалось от руки в графе для отметок.

В электронной для этого предусмотрены свои титулы: расхождение фиксируется в документе, а не в переписке. Дальше спор решается по договору перевозки, но сам факт разногласий закреплён в документе с датой и подписью.

Для бухгалтерии это важно: если груз принят с расхождением, документы на списание и на претензию опираются именно на эту отметку.

Закрытая накладная

Накладная считается завершённой, когда подписаны все необходимые титулы. Такой документ и есть подтверждение того, что перевозка состоялась.

Отсюда простой регламент, который стоит завести:

1. Раз в неделю смотреть накладные, оставшиеся без завершающих титулов.
2. Выяснять, почему: не подписал перевозчик, не подписал получатель, документ создан и забыт.
3. Закрывать до конца месяца, а не до конца квартала.

Незакрытые накладные — это перевозки, которые формально не подтверждены. Обнаруживать их лучше самим, а не при запросе документов по требованию.