Сроки и обязанности по ЭПД

Тема перевозочных документов обросла пересказами: одни и те же формулировки кочуют по сайтам, обрастая деталями, которых в законе нет. Поэтому здесь — только то, что подтверждается, и отдельно то, что подтвердить не удалось.

Что установлено законом

Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ перевёл перевозочные документы в электронную форму с 1 сентября 2026 года.

В перечень вошли:

• транспортная накладная — основной документ, оформляемый при перевозке груза автомобильным транспортом;
• заказ-заявка — документ, которым перевозка заказывается;
• экспедиторские документы — поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка.

Для авиационных и железнодорожных перевозок предусмотрены собственные накладные: общая транспортная накладная там не применяется, и правила у этих видов транспорта свои.

Законом предусмотрен переходный период до 1 марта 2027 года.

Чего в перечне нет

Электронного путевого листа. Он обязателен при перевозке маркируемой алкогольной продукции отдельных видов; для обычной перевозки его форма остаётся на усмотрение перевозчика.

Это самая частая ошибка в сводках: путевой лист ставят в общий список наравне с транспортной накладной. Проверить легко — в перечне обязательных электронных перевозочных документов его нет. Разбор отдельно.

Товарной накладной и УПД. Документы, которыми оформляется передача товара покупателю, к перевозочным не относятся. Они и раньше могли быть электронными, и порядок для них другой — через оператора документооборота.

Про переходный период — честно

Переходный период до 1 марта 2027 года предусмотрен, и это факт. А вот что именно в нём допускается — бумажная форма наравне с электронной, отложенная ответственность, ограниченный круг обязанных, — в открытых сводках описывается по-разному.

Мы не пересказываем эти версии. Правило, которого мы придерживаемся: дата ставится, только если она совпала минимум у двух независимых источников; не совпала — называется этап, а за деталями следует идти к разъяснениям профильного ведомства и оператора системы.

Про штрафы — тоже честно

Их размеров мы здесь не приводим.

Причина та же: составы и суммы в разных сводках указываются по-разному, а материалы полугодовой давности успевают устареть после очередных поправок. Ошибиться в цифре штрафа — это дать читателю неверное основание для решения, и цена такой ошибки выше пользы от круглого числа в тексте.

Если вам нужна точная сумма — она смотрится в действующей редакции кодекса об административных правонарушениях, а не в статье, включая эту.

Что делать до наступления обязанности

Практически подготовка сводится к четырём шагам, и все они делаются заранее, а не в день отгрузки:

1. Посмотреть, какие документы вы фактически оформляете при отправке груза. Часто выясняется, что транспортная накладная не оформляется вовсе, а перевозка идёт по одной товарной накладной.
2. Выяснить, кто подписывает. Если не руководитель — понадобятся сертификат сотрудника и машиночитаемая доверенность.
3. Выбрать оператора — как.
4. Поговорить с перевозчиками. Обмен двусторонний: если ваш перевозчик к нему не готов, отгрузка встанет у обоих.

Четвёртый шаг обычно самый долгий, потому что зависит не от вас.

Что это значит для учёта

Обязанность оформлять документ электронно — это ещё и возможность привести в порядок подтверждение расходов. Бумажная накладная доезжала до бухгалтерии с задержкой и иногда не доезжала вовсе; электронная попадает в архив в момент подписания, с фиксированными датами.

Для расхода на перевозку и вычета по счёту-фактуре перевозчика это прямая польза: документ, подтверждающий реальность услуги, лежит в системе, а не в бардачке.