Отчёт ЕФС-1

ЕФС-1 — единая форма сведений, которую работодатели подают в Социальный фонд России. Она появилась в 2023 году вместо четырёх прежних отчётов: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Форма одна, адресат один, но сдаётся она частями.

Из чего состоит

Раздел 1 — сведения о трудовой деятельности, стаже и дополнительных взносах.

• подраздел 1.1 — кадровые мероприятия: приём, увольнение, перевод, приостановление и возобновление трудового договора, выбор формы трудовой книжки, заключение и прекращение договора ГПХ. Бывшая СЗВ-ТД;
• подраздел 1.2 — сведения о страховом стаже за год. Бывшая СЗВ-СТАЖ;
• подраздел 1.3 — сведения о выплатах работникам бюджетной сферы; коммерческие организации его не подают;
• подраздел 3 — дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию. Бывшая ДСВ-3.

Раздел 2 — взносы на травматизм. Бывшая 4-ФСС: база, тариф, начисленные и уплаченные суммы, сведения о пострадавших и о результатах специальной оценки условий труда.

Сроки: главное различие

Это то место, где ошибаются чаще всего.

Кадровые события — на следующий рабочий день. Приняли человека сегодня — сведения уходят завтра. Уволили — то же самое. Приостановили или возобновили трудовой договор — так же. Срок не квартальный и не месячный, и просрочка здесь набегает незаметно.

Перевод и выбор формы трудовой книжки — к 25-му числу следующего месяца. Эти два события выведены из однодневного срока, и путать их с приёмом и увольнением не стоит.

Стаж — раз в год, к 25 января за прошедший год.

Взносы на травматизм — ежеквартально, к 25-му числу месяца после квартала.

Если 25-е выпадает на выходной, срок переносится на ближайший рабочий день: общее правило Налогового кодекса действует и здесь.

Что происходит на практике

Небольшая компания без кадровика обычно узнаёт про однодневный срок после первого разбирательства с фондом. Схема повторяется: человека приняли в пятницу, отчёт вспомнили в понедельник следующей недели — просрочка. Логика фонда в том, что сведения о трудовой деятельности должны быть актуальны постоянно, а не на конец квартала: на них опираются электронные трудовые книжки и справки, которые люди заказывают в любой день.

Отсюда практический вывод: кадровое событие и отправка ЕФС-1 должны идти одним действием. В сервисе отчётности это выглядит как задача, которая появляется сразу и не даёт себя забыть.

Нулевой отчёт

Раздел о взносах на травматизм подают все страхователи — даже если выплат в периоде не было. Этим он отличается от кадровых подразделов, которые без событий просто не отправляются.

Логика простая: страхователем компания остаётся, пока состоит на учёте, и фонд ждёт от неё отчёт за каждый квартал. Отсутствие деятельности от этой обязанности не освобождает, а нулевой отчёт заполняется за минуту.

Форма меняется

Бланк ЕФС-1 переутверждался несколько раз с момента появления, и отчёт, отправленный на устаревшей форме, возвращают. Это ровно тот случай, ради которого сервис отчётности и нужен: бланк обновляется сам, и следить за приказами фонда не приходится.

Отдельно стоит проверять, чем именно вы отправляете. Если сведения выгружаются из кадровой программы, формат выгрузки тоже должен соответствовать действующей версии формы — расхождение здесь выглядит как отказ по непонятной причине.